Радіокомітет vs карантин: дистанційна робота, внутрішня комунікація та повернення в офіси

Медійники та рекламники відчули вплив карантину на роботу по-різному: облаштували домашні офіси, навчилися онлайн проводити засідання, вітати з днем народження колег та організовувати неформальні майстер-класи. Із введенням адаптивного карантину працівники медіа та рекламних холдингів почали поступово виходити на роботу. Як змінилися робочі реалії, хто вже встиг вийти в офіси, хто вирішив ще трохи попрацювати вдома, а хто взагалі за час карантину зрозумів, що дистанційна робота – це найефективніший варіант роботи? Про це ми поговорили з комерційними директорами та HR-директорами медіакомпаній та холдингів, що входять у Радіокомітет.

 

Кому офісний карантин, а кому – дистанційний режим

Медіагалузь продемонструвала готовність швидко адаптовуватися і шукати рішення. Телевізійники, радійники та рекламники оперативно відреагували на введення карантину і за короткий час зуміли налагодити дистанційну роботу і ефективну  комунікацію усередині команди. Однак, на думку Валентини Цеслик, комерційної директорки Business Radio Group, хоч сучасним технологіям вдалося оптимізувати основні бізнес-процеси, проте вони не змогли замінити живе спілкування: «Реклама – це творча індустрія, і ні одна система ZOOM не замінить живого спілкування та розмов за чашкою кави, де  народжуються найкрутіші ідеї та налагоджуються довгострокові зв’язки». 

Переглянути свої пріоритети, звички і розуміння того, що є «нормальним робочим середовищем»  карантин змусив і компанію razom communications. HR-директор Дмитро Смирнов розповів, що за час карантину вдалося не тільки швидко перевести працівників на віддалену роботу, а й запустити багато нових проєктів та ініціатив. Полегшили перехід на дистанційну роботу, на його думку, попередня робота у Google Suit та у системі проєктного менеджменту Basecamp. Саме завдяки впорядкованості роботи усіх команд працівники не втратили своєї ефективності, а деякі команди продовжать і надалі працювати дистанційно. Наразі у  razom communications розробляють модель подальшої роботи. «Нові реалії змушують нас шукати баланс між практичністю дистанційної роботи та потребою у живому спілкуванні з колегами», - зазначив Дмитро Смирнов.

Перейти легко на дистанційний режим компанії UMG вдалося завдяки синергії трьох компонентів: узгодженості  процесів, посиленій ІТ-підтримці та внутрішній комунікації.  Сергій Борсук, керівник Universal Media Group, розповів нам, що кожна команда вибудувала собі власний графік роботи, завантаженість і формат звітності. У роботі усі працівники використовують тільки узгоджені в компанії інструменти комунікації. Також вони мають готові ІТ-рішення для фіксації витрат часу за завданнями, які співробітник виконує протягом робочого дня, а керівник контролює внесення даних. «Основна платформа для нашої командної роботи - хмарне рішення Microsoft Office 365. У рамках цього продукту ми здійснюємо обмін та зберігання файлів, роботу з офісними програмами, використовуємо командні інструменти для роботи і обміну інформацією», - розповідає Сергій Борсук. Тобто на дистанційній роботі працівники мають усі можливості працювати так, ніби вони на своєму робочому місці в офісі.

 

Внутрішня комунікація, онлайн-корпоративи, вечірки і посиденьки у ZOOM

Скільки б переваг не мав би дистанційний графік роботи, але живого спілкування медійникам не замінити. Компанії, залежно від своїх ресурсів, потреб і побажань, створили нові креативні підходи до внутрішньої комунікації і неформальної мотивації на карантині. Виникла парадоксальна ситуація: на карантині у дистанційному режимі працівники стали ближчими, розкрилися один одному зовсім з інших сторін. Лариса Булатова, директорка «Перехід Аутдор» і «Радіо Експерт», розповіла, що їхнім завданням, окрім налагодження роботи віддалено, було ще й дбати про психологічне здоров’я, тримати контакт з командою та залучати до різноманітних активностей, щоб не втрачати корпоративний дух. Саме тому вони створили неформальні чати, де спілкувалися і вітали своїх іменинників – створювали веселі колажі та душевні відео.  «Ми не стояли осторонь диджитал-трендів та взяли участь у флешмобі «Офісний-домашній лук». Завдяки нашому дизайнеру Вікторії провели декілька майстер-класів з малювання гуашшю, також організували онлайн-квартирник із запрошеною спікеркою Лілією Савич», - ділиться своїм досвідом Лариса Булатова. За час карантину співробітникам рекламного холдингу вдалося стати ближчими та відкрити нові таланти.

  

Своїм досвідом неформальної внутрішньої комунікації поділився також Сергій Борсук з UMG: «Ми створили тематичні онлайн-ком’юніті в месенджерах за інтересами, вони можуть стосуватися як робочих тем, так і лайфстайлових – підбірки фільмів, книг, онлайн-курсів тощо, аби компенсувати нестачу комунікації між співробітниками».

 

Повернення: як медійники виходять з карантину

Внутрішні опитування працівників засвідчують позитивну тенденцію: під час карантину особиста ефективність працівників залишилася стабільною і навіть зросла. Тепер керівники компаній зрозуміли очевидний позитив часткового домашнього офісу, а деякі – взагалі відмовилися від офісу і перевели працівників на дистанційну роботу. Звісно, не всі можуть сповна виконувати свою роботу вдома, тому з уведенням адаптивного карантину вони повернулися на свої робочі місця.

Працівники компанії razom communications ще за кілька днів до офіційного оголошення карантину почали працювати дистанційно, однак 10%-15% співробітників мали необхідність приїжджати в офіс. Для них організували спеціальний трансфер, а також на вході до офісу поставили антисептики, закупили маски для всіх співробітників, міряли температуру. Клінінгова команда має графік щоденної дезінфекції поверхностей. Razom communications вирішила продовжити дистанційну роботу своїх працівників, поки епідеміологічна ситуація в Україні не стане більш стабільною. До роботи в офісі планують повертатися поступово, обмежуючи кількість контактів між співробітниками.

Дистанційна робота пройшла дуже плавно і для працівників рекламного холдингу «Перехід Аутдор», адже ще до карантину вони  користувалися електронним документообігом та дистанційним доступом до серверу. Наразі вони продовжують працювати вдома, а всі працівники, яким доводиться ходити в офіс, повинні приходити у масці, використовувати дезінфектор, мити часто руки з милом, дотримуватись дистанції в 1.5 м, не тиснути руки при вітанні тощо.

У UMG усі два місяці в офісі були чергування офіс-менеджерів та кур’єрів із суворим дотриманням санітарних норм. Наразі у компанії прийняли рішення, що навіть після послаблення карантину повернення співробітників в офіс буде відбуватися дуже плавно. Усі, в кого є можливість працювати з дому, залишатимуться у віддаленому режимі стільки часу, скільки цього буде вимагати епідеміологічна ситуація в Києві. Також вони закупили безконтактні термометри для вимірювання температури у співробітників, які приходять в офіс з робочої необхідності. Це для них обов’язкова вимога безпеки, так само,  як і маски та санітайзери на робочому місці.

TAVR Media відреагував на зміну поведінки своїх слухачів з уведенням адаптивного карантину також змінами у радіоефірі. Як розповіла Оксана Шавель, PR-директорка компанії, вони повернули час виходу ранкових шоу на звичний час 7.00 – 10.00. Окрім того, зменшили, а на деяких станціях зовсім забрали з ефіру, програми, які підтримували слухачів під час жорсткого карантину. Залишили тільки програми про відповідальний бізнес і подяки медикам. Ведучі щоденно нагадують слухачам про дотримання санітарно-гігієнічних правил і соціальної дистанції.

Із уведенням карантину медіакомпанії та холдинги Радіокомітету швидко адаптувалися до нових реалій і перевели працівників на віддалену роботу. Під час адаптивного карантину більшість працівників продовжила роботу дистанційно, а тим, кому все ж таки довелося вийти, забезпечили усі необхідні заходи безпеки. У подальшому компанії будуть повертати своїх працівників поступово, а частину переведуть на дистанційну роботу й надалі. Карантин підтвердив просту істину: ефективний працівник  ефективний у будь-яких умовах.

Пресцентр НАМ